Coaching Sessions sollten nur innerhalb des Bewilligungszeitraums eintragbar sein

Sehr geehrtes Support-Team von AZAV Pilot,

im Rahmen der täglichen operativen Arbeit ist uns ein systemischer Sachverhalt aufgefallen, der aus Sicht der AZAV- und Leistungszeitraumkonformität zwingend einer Klärung und idealerweise einer technischen Absicherung bedarf.

Sachverhalt (vereinfacht dargestellt):

• Eine Maßnahme endet am 05.04.
• Die Folgemaßnahme beginnt am 08.04.
• Ein Coach trägt ein Coaching für den 07.04. ein
• Beim Eintragen wird die Maßnahme mit Startdatum 08.04. ausgewählt
• Die am 07.04. erfassten Coaching-Stunden werden demnach der Maßnahme ab 08.04. zugerechnet

Problemstellung:

• Der Coaching-Termin am 07.04. liegt außerhalb des Bewilligungs- und Leistungszeitraums der Folgemaßnahme
• Diese Stunden werden dennoch systemseitig berechnet
• Der Kostenträger übernimmt diese Leistungen nicht, da sie außerhalb des genehmigten Zeitraums liegen

Aus unserer fachlichen Sicht darf eine solche Konstellation nicht zulässig sein. AZAV-konform wäre zwingend erforderlich:

• eine systemseitige Prüfung, ob das Datum des Coaching-Termins innerhalb des Bewilligungszeitraums der ausgewählten Maßnahme liegt
• bei Abweichung entweder
• eine verbindliche Fehlermeldung, oder
• idealerweise die vollständige Verhinderung der Terminbuchung, sofern der Termin außerhalb des definierten Zeitraums liegt

Für uns ist eine lückenlose Leistungszeitraumkonformität zwingend erforderlich, um Rückforderungen und Abrechnungsrisiken gegenüber den Kostenträgern zuverlässig auszuschließen.

Für Rückfragen stehe ich gern zur Verfügung.